Rotina
Reunião semanal
O que é
Reunião semanal é o encontro fixo em que um time olha o que aconteceu, decide o que muda e combina quem faz. Parece assunto de gestão e é assunto de marketing por um motivo simples: é nela que campanha é cortada, verba é remanejada e prioridade é trocada, ou não é.
A sequência é pauta, números, decisões, responsáveis e prazo. As três primeiras etapas são a reunião; as duas últimas são o que faz dela alguma coisa.
Por que a ordem é essa
Reunião que termina sem responsável e prazo é conversa marcada para se repetir. E ela se repete literalmente: na semana seguinte o mesmo assunto volta, com as mesmas opiniões, porque nada aconteceu no meio. Todo mundo já viu o time discutir a mesma decisão por três semanas seguidas.
Os números vêm antes das decisões porque sem eles a discussão é entre impressões, e impressão de quem fala mais alto vence. E a pauta vem antes de tudo porque ela decide o que não vai ser discutido: reunião sem pauta é preenchida pelo assunto mais urgente e barulhento, que raramente é o mais importante.
Etapa por etapa
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Pauta
O que será tratado, publicado antes. Dois ou três assuntos, na ordem de importância, com quem trouxe cada um.
Se sair do lugar: Sem pauta, a reunião trata do que apareceu na manhã e o assunto que importava fica para a próxima.
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Números
Os mesmos indicadores toda semana, lidos rápido. Serve para ancorar a conversa em fato, não para analisar em profundidade.
Se sair do lugar: Sem números, a reunião discute percepção, e percepção não tem como ser comparada com a semana passada.
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Decisões
O que muda por causa do que foi visto. Decisão explícita, dita em voz alta e escrita, inclusive quando a decisão é não mexer.
Se sair do lugar: Conclusão implícita ("então tá, a gente vê isso") é a forma mais comum de não decidir nada.
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Responsáveis
Um nome por decisão. Não área, não "o time": pessoa. Responsabilidade dividida entre dois é responsabilidade de ninguém.
Se sair do lugar: Tarefa sem dono volta para a pauta da semana seguinte, intacta.
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Prazo
Data, mesmo aproximada. E a checagem do prazo abre a reunião seguinte, senão o prazo é decorativo.
Se sair do lugar: Sem data, tudo é para "assim que der", e assim que der nunca chega numa semana cheia.
A reunião de status
O formato mais comum é a rodada em que cada um conta o que fez. Ela consome a hora inteira, deixa todos informados e não produz decisão nenhuma. Pior: o status podia ter sido escrito e lido em três minutos, e a hora com todo mundo junto, que é o recurso caro, foi gasta em relato.
A troca é simples e desconfortável: status vai por escrito antes; a reunião começa nos números e vai direto para o que precisa ser decidido. Se depois de cortar o relato não sobra o que decidir, a reunião não precisava ser semanal.
Perguntas rápidas
- Quanto tempo deve durar?
- Trinta minutos resolve a maior parte quando o status vai por escrito antes. Uma hora é o teto: passando disso, a atenção cai e as decisões do fim ficam piores que as do começo.
- Quem deve participar?
- Quem decide e quem executa o que será decidido. Convidar quem só precisa ficar informado é o que faz a reunião crescer e ficar lenta, e informar é trabalho do documento, não do encontro.
- Vale ter reunião semanal se o time é pequeno?
- Vale, e fica mais curta. Em time de duas ou três pessoas, o risco não é falta de informação, é decisão que nunca é formalizada e volta a ser discutida no corredor toda semana.
- Como evitar que a reunião vire discussão longa?
- Combinando que assunto que precisa de mais de dez minutos sai da pauta e ganha uma conversa própria, com as pessoas certas. Reunião semanal é para decidir o que já está maduro e identificar o que precisa de discussão à parte.